اعداد وكتابة التقارير. تأليف الاستاذ الدكتور / احمد ماهر ، استاذ ادارة الموارد البشرية بكلية التجارة “جامعة الاسكندرية ”. حاصل علي درجة الماجيستير من جامعة الينوي ” امريكا ”. حاصل علي درجة الدكتوراه من جامعة كورنيل ” امريكا ”. مالك و مدير مكتب “ماهر والصحن للاستشارات” سابقا، عضو مجلس ادارة عدد من شركات قطاع الاعمال بمصر “سابقا”. خبير فى تصميم “مراكز التقييم” وخاصة قياس المهارات واستعدادات المديرين . قدم استشاراته في مجالات الادارة والتنظيم والموارد البشرية والتخطيط الاستراتيجي لكبريات المنظمات المصرية والعربية والكثير من الوزارات والحكومات العربية .
الناشر : الدار الجامعية للنشر والتوزيع
يقضى كل فرد فى عمله من الأخصائي إلى المدير، وقتاً طويلاً فى كتابة التقارير التي سيقدمها إلى رئيسه أو لجهات معينة فى المنظمة بغرض تسيير العمل، وبدون التقارير لا يمكن أن يسير العمل فى إحدى المنظمات بالشكل المطلوب.
وبناء علية فأن تقدمك فى العمل فى مسارك الوظيفي يتوقف على قدرتك ومهارتك فى كتابة التقارير، حيث أنك قد تكون أهلاً لعمل أفضل، ولكنك سوف تحرم نفسك من التقدم إلى الأمام ما لم تعلم كيف تقوم باتصالاتك عن طريق الكتابة السليمة.
وليس معنى ذلك أنه من المطلوب منك أن تكون كاتباً محترفاً، ولكن عليك أن تكون منتبهاً لما تريد قوله، ثم تعبر عنه بالكلمات السهلة المتداولة التي يفهمها القارئ دون الخروج عن جوهر وأصل الموضوع. وهذا مايحققة لك هذا الكتاب
الفصل الاول من الكتاب
فية يتناول المؤلف. تعريف وظيفة التقرير في الاتصال. موضحاً ومؤكداً بأن التقرير يلعب دوراً هاماً فى سهولة الاتصال داخل المنظمة، وكلما كان التقرير مكتوباً بالشكل والمضمون المطلوب كلما أدى ذلك ألى سهولة الاتصال داخل المنظمة وسرعة تسيير العمل. وإذا كنت تكتب مذكرة داخلية (وهى نوع من التقارير، ولكنها تتسم بالاختصار) فاعلم أنه يجب أن تتسم مذكراتك بالاختصار والوضوح، ويجب أن تكون فى صميم الموضوع، وأن تبتعد عن الحشو كلما أمكن، ولكن بشرط ألا يؤثر الاختصار على عرض الموضوع فتضيع بعض الحقائق الهامة.
ويذكر المؤلف مثال رائع للتقرير المختصر. وهو التقرير الذى قدمه يوليوس قيصر إلى مجلس الشيوخ الرومانى؟ كتب قيصر ( حضرت … فرأيت … فغزوت ). ولكن المؤلف يذكرنا بأن أعضاء مجلس الشيوخ الروماني كانوا يعلمون تماماً ما الذي يريد قيصر قوله ( أين حضر ………… ماذا رأى ……… وكيف غزا ).
ومثال آخر يذكرة المؤلف وهو لاحد المديرين الذي حضر مؤتمراً فى الإدارة واستمع إلى محاضر يتحدث عن أهمية الاختصار والتركيز فى الكتابة، واقتنع تماماً بما سمعه ثم أرسل فى اليوم التالي مذكرة لمدير العلاقات العامة يقول فيها: (اتخذ إجراء سريعاً بالنسبة لآخر عملية ……… الاجتماع باكر). وبالطبع، لم يعلم مدير العلاقات العامة ما يعنيه رئيسه تماماً بآخر عملية وكذلك متى وأين يكون الاجتماع ؟
الاختصار والتركيز غير مطلوبين
وماسبق كان ليدلل المؤلف. على أن الاختصار والتركيز غير مطلوبين دائماً، حيث إنك إذا احتجت إلى كتابة ثلاث صفحات مثلاً، فلا بأس من ذلك حتى تعرض كل التفاصيل والحقائق ذات الأهمية، وذلك لأن المذكرة أو التقرير الذي يحتوى على معلومات مفيدة للمرسل إليه تحظى بعناية كاملة منه.
إن خوفك من عدم قراءة مذكرتك أو تقريرك لا محل له، إذا كانت هذه المذكرة أو هذا التقرير مليئة بالحقائق الموضوعية الهامة، فهى منطقية فى التسلسل ، وجيدة فى صياغتها. أما إذا كانت هذه المذكرة أو التقرير ضعيفة الصياغة، وتحتوى على تفاصيل مملة ليس لها أهمية، وليست منطقة فى تسلسلها فتأكد أن هذه المذكرة أو التقرير لن يتم قراءتهما بعناية، ولن تقوما بالغرض المطلوب منهما.
محتويات الفصل الثاني
وينتقل المؤلف فى الفصل الثانى بالحديث عن أنواع التقرير. موضحاً بأن أنواع التقارير تختلف باختلاف الغرض من إعدادها، وطبيعة التقرير، والبيانات التي يتضمنها التقرير ( أى محتواها ومضمونها، ومدى التفصيل في غرضها، ومستواها الإداري، وطبيعة المشكلة التى يتطرق إليها التقرير). ويقسم المؤبف التقارير الى الاقسام التالية.
أولاً : حسب طبيعة التقرير
1- التقرير الإخباري.
2- التقرير التحليلي.
ثانياً : حسب درجة رسمية التقرير
1- تقرير رسمي.
2- تقرير غير رسمي.
ثالثاً : حسب الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير
1- تقارير دورية.
2- تقرير غير دورية.
رابعاً : تقارير أخرى
1- تقارير الرقابة على الأداء.
2- تقارير تتعلق بالمستقبل.
3- التقارير المالية.
أ- تقارير الاتجاه.
ب- تقارير تحليلية.
ت- تقارير الأرباح والخسائر.
ث- تقارير التكاليف.
4- تقارير المبيعات
5- تقارير الإنتاج.
6- تقارير القوى العاملة.
7- تقارير خاصة.
الفصل الثالث : خطوات اعداد وكتابة التقارير
وفية يتناول المؤلف. شكل التقرير ومكوناته. مراحل / خطوات إعداد وكتابة التقرير.
المرحلة الأولى : التحضير لكتابة التقرير.
الثانية : وضع خطة التقرير.
الثالثة : البدء فى كتابة التقرير.
الرابعة : مراجعة التقرير.
الفصل الرابع : تنظيم وترتيب التقرير
إن التقرير المرتب بشكل منطقى ومنظم بشكل جيد سوف يمكن القارئ من التوصل للمعلومات بسهولة وهذا بالتالى سيحسن من فهم القارئ للمعلومات أو محتوى التقرير، كما إن التنظيم الجيد لمكونات التقرير سوف يوفر التدفق السلس والمنطقى لأجزاء أو مقاطع التقرير فى ضوء التدفق المنطقى للمستند أو لمحتويات التقرير.
وهناك نوعين من تنظيم التقرير وهما :
التنظيم الاستقرائي.
التنظيم الاستنباطي.
الفصل الخامس : مقومات التقرير الفعال
ويتناول النقاط التالية ..
بعض مظاهر الضعف التي تتصف بها التقارير.
بعض مظاهر القوة التي تتصف بها التقارير.
التقرير الفعال.
قواعد ونصائح عامة فى كتابة التقارير.
قل ولا تقل
الفصل السادس : الكتابة (المبادئ والمهارات).
يؤكد المؤلف على انة. كونك مديراً فهذا يجعلك تحتاج بالضرورة إلى أن تقضى وقت طويل فى كتابة الخطابات والمذكرات والتقارير، والتى ستقدمها إما لرئيسك أو لأعضاء فريق أو للمديرين الآخرين من منظمتك أو حتى للناس خارج المنظمة.
وأنت دائماً فى حاجة لنقل المعلومات، والتعليمات، والأسئلة، والآراء، والقرارات، إلى الآخرين وذلك فى صورة مكتوبة، وبطبيعة الحال فإنك تتمنى دائماً أن تتم عملية الكتابة هذه بصورة سليمة ودقيقة، ومن أجل ذلك يجب أن تحسن من كتابتك حتى تصبح دقيقة وموجهة للهدف.
وبداية يمكن القول أن الناس المختلفين لديهم مشاكل مختلفة فى عملية الكتابة والمهارات اللازمة لها. وفى الجزء التالى سنعرض لبعض المشاكل التى يمكن أن تواجهك فى الكتابة مثل كيف تبدأ الكتابة وتقرير ما هو أهم شئ يجب قوله وتجنب الإسهاب وكثرة الكلام والقواعد والترقيم أو التشكيل ومعاني الكلمات، والإستهجاء ونمط الكتابة والقدرة على قراءته.
فكيف تواجه عزيزى القارئ مثل هذه المشاكل التى قد تواجهك فى الكتابة؟
مهارات الكتابة.
أولاً : ماذا يجب أن تكتب ؟
ثانياً : المداخل السريعة وغير الدقيقة للكتابة.
ثالثاً : الكتابة بوضوح وكفاءة.
رابعاً : التقديم والترتيب.
خامساً : القيام بمهام الكتابة.
علاقات الترقيم وأهميتها فى كتابة التقرير.
الفصل السابع : المذكرة الداخلية
تلعب المذكرات الداخلية دوراً هاماً في المنظمات، فهي توفر التدفق السريع للمعلومات في جميع الاتجاهات، ويمكن حفظها والرجوع إليها في حالة الضرورة، ولا تتضمن تفاصيل كثيرة، كما أنها لا تحتاج إلى وقت طويل في الكتابة.
وقد ذهبت بعض المنظمات إلى حد تسجيل كل الأحداث الصغيرة، وحتى المكالمات التليفونية في شكل مذكرات داخلية وحفظها للرجوع إليها وقت الحاجة، وينبغى أن تتذكر عزيزي القارئ أن المذكرة يجب أن تكتب بطريقة سهلة وواضحة لكى يمكن فهمها واستيعابها.
وبعد قراءتك لهذا الفصل سوف تكون قادراً على معرفة كيفية كتابة المذكرات بشكل جيد وسليم، وما هى أنواع المذكرات، والشكل العام للمذكرة، وذلك حتى يمكنك التعبير عن نفسك بوضوح في شكل مذكرة جيدة ومفهومة.
المذكرة الداخلية
ماهية المذكرة الداخلية.
الشكل العام للمذكرة.
أنواع المذكرات.
كيف تنمى مهارتك في كتابة المذكرات الداخلية.
المذكرات المختصرة.
الفصل الثامن : دور الأشكال والرسوم البيانية في كتابة التقارير
تلعب الجداول والأشكال والرسوم البيانية والتوضيحية دوراً هاماً فى تلخيص المعلومات، خاصة في المقارنات، كما تساعد أيضاً فى عرض البيانات الشفوية وإعطاء صورة عن الموقف دون الدخول فى متاهات الأرقام.
وتقوم الجداول والأشكال والرسوم بعرض الموقف فى شكل مبسط من خلال عدة أنواع من الأشكال، والتي يمكن تقسيمها ثلاث أنواع رئيسية:
1- الجـــــــــداول: ومنها البسيط والمركب.
2- الخطوط البيانية: وفيما يتم تمثيل البيانات على محورين،/ محور أفقي ومحور رأسي.
3- الأشكال والرسوم: وتتضمن العديد من الأشكال البصرية، كالدوائر البيانية، الأعمدة البيانية، والتمثيل بالصور.
واستخدام أى من هذه الطرق يرجع إلى التفضيل الشخصي لمن سيقوم بعرض البيانات، كما يرجع أيضاً إلى نوع البيانات وما يمثله. وعند اختيارك لنوع الجداول والأشكال والرسوم البيانية التي تستخدمها في العرض، حاول أن تستخدم الأشكال البسيطة، وابتعد عن الأشكال المعقدة التي قد لا تستطيع استخدامها بكفاءة.
الفصل التاسع : التقارير الفنية.
قد تحتاج في كثير من الأحيان إلى استخدام التقارير الفنية التى تحتوى على بعض الإجراءات والمكونات الفنية. وكونك مدير العمليات، أو الإنتاج، أو الشحن، مثلاً يشير أنك بحاجة لعدة أدوات فنية في تقاريرك مثل خرائط تدفق العمليات وشبكات الأعمال.. إلخ، وكونك مدير إدارة الحسابات فأنت بحاجة للتعامل مع أشكال القوائم والتقارير المحاسبية. وهكذا الوضع بالنسبة لأى مدير في المجالات الوظيفية المتباينة سواء في التمويل أو التسويق … إلخ.
وسنتعرض في هذا القسم إلى التقارير الفنية التالية:
أولاً : خرائط تدفق العمليات وتبسيط العمل والإجراءات.
ثانياً : خرائط العمل ( خرائط جانت ).
ثالثاً : شبكة القرارات.
رابعاً : نظام عظام السمكة.
خامساً : شبكات الأعمال.
سادساً : المخططات الفنية.
سابعاً : الخرائط الذهنية.
اعداد وكتابة التقارير – اعداد وكتابة التقارير – اعداد وكتابة التقارير – اعداد وكتابة التقارير – كتابة التقارير,أسلوب كتابة التقارير,فن كتابة التقرير,أسس كتابة التقرير,طريقة كتابة التقرير,اسلوب كتابة التقرير,كتابة التقارير والمراسلات الادارية,كتابة التقارير والمراسلات الادارية pdf,التقارير,كتابة تقرير,كتابة التقارير والمراسلات الادارية بالانجليزي,تعلم كتابة التقارير,كتابة التقرير,تقارير,اسهل طريقة لكتابة التقارير,كتابة التقرير الصحفي,دورة مهارات إعداد وكتابة التقارير,كتابة تقارير المختبرات,كيفية وطريقة كتابة التقرير,كيفية كتابة تقرير,كتابة