الرقابة على الاداء من الناحية العلمية والعملية كتاب للدكتور/ السيد عبده ناجى ، حاصل على درجة دكتوراه الفلسفة في العلوم الإدارية من جامعة فيكتوريا بمانشستر( إنجلترا ) . – عميد كلية علوم الإدارة – جامعة أكتوبر للعلوم الحديثة والآداب (MSA) – استاذ التسويق بكلية التجارة – جامعة القاهرة . – رئيس مركز الاستشارات الإدارية (MCC) – خبرة أكثر من 40سنة في تدريس مقررات العلوم الإدارية . -له 30 مقالة علمية منشورة في دوريات عربية وعالمية . – شارك في العديد من المؤتمرات العلمية المحلية والدولية . – أشرف على العديد من رسائل الدكتوراة والماجيستير . – خبرة أكثر من 30عام في مجال التدريب الإداري . – خبرة أكثر من 30عام في مجال الاستشارات الإدارية . – أشرف وشارك في حوالي 150 استشارة ودراسة عملية لمنظمات مصرية وعربية وأجنبية . – له عده كتب أخرى وهي : إدارة المشتريات والمخازن ، مبادئ التسويق ، إدارة المشتريات ، إدارة المخازن ، الإدارة العامة ، تسويق الخدمات المصرفية .
الناشر : الدار الجامعية للنشر والتوزيع
احتياجات عملية الشراء
تقوم كل منشأة فى أى صناعة أو مجال أعمال معين وسواء كانت صناعية أم تجارية أم خدميه بتوفير احتياجاتها من المواد والمنتجات والمهمات والآلات عن طريق الشراء أو الإنتاج . وتحتاج مباشرة عملية الشراء إلى القيام بجهود متعددة واستخدام لأساليب مختلفة تبدأ بتحديد احتياجات المنشأة وتنتهي بتوفير هذه الاحتياجات بالمواصفات المحددة وفى الوقت الذي تحتاج فيه المنشأة إلى هذه الاحتياجات وبأقل تكلفة ممكنة ، وبالكميات التي تناسبها ، ومن مصادر التوريد المناسبة . وقد تطورت وظيفة الشراء وأصبح لها أصولها ومبادئها العلمية بما جعلها مجالا علمياً متخصصا . كما تطورت فنون الممارسة العملية للشراء وبحيث أصبحت وظيفة الشراء مهنة يقوم بها متخصصون. وعلى ذلك أصبحت وظيفة الشراء من ضمن الوظائف الأساسية في المنشأة ، وبالذات الصناعية ، حيث تساهم في ربحيتها بدرجة كبيرة من خلال الوفورات التي يمكنها تحقيقها من القيام بالشراء بكفاءة عالية .
ويرتبط بالشراء وظيفة التخزين ، فالمنشأة تحتاج إلى وجود مخازن بمساحة مناسبة ومصممة داخلياً بالطريقة السليمة ومزودة بأدوات ومعدات التخزين والنقل والمناولة ولها أنظمتها وإجراءاتها التي تضمن استلام المواد الواردة إليها والمحافظة عليها وتموين أقسام الاستخدام بحاجاتها بأعلى كفاءة ممكنة . وقد أثبتت التجارب أن إهمال بعض المنشآت لوظيفة المخازن وأنشطة التخزين وعدم الاهتمام بها يؤدي إلى تحقيقها إلى خسائر جسيمة نظراً لضخامة الاستثمارات في المخازن وارتفاع تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
هذا المرجع
ويتناول هذا المرجع وظيفتي الشراء والتخزين معاً بالرغم من أن كل منهما يعتبر حقلاً دراسياً متخصصاً . ويرجع السبب في ذلك إلى الارتباط القوي بين الوظيفتين في الحياة العملية وتشابك اعمالهما بما يبرر تبعيتهما لمستوى إداري واحد يشرف عليهما . ومن ناحية أخرى فقد أعد المرجع ليناسب أيضاً مقرر إدارة المشتريات والمخازن لطلاب مرحلة البكالوريوس في كليات التجارة بالإضافة إلى فائدته للمتخصصين في مجال الشراء والتخزين .
ويعتبر مدخل إدارة المواد من المداخل الحديثة نسبياً. التي تتناول أيضاً وظيفتي الشراء والتخزين مع بقية الوظائف المرتبطة بالمواد. ووفقاً لهذا المدخل يتم تجميع كافة الأنشطة المتعلقة بالمواد وهي الشراء والتخزين والنقل. أو التوزيع ومراقبة الإنتاج ومراقبة المخزون تحت مستوى إداري واحد للإشراف عليها. يطلق عليه مدير المواد. وقد طبق هذا المدخل منذ سنوات بعيدة. وإن لم يكن معروفاً باسمه الحالي وبدأت بعض الكتابات الحديثة في تناوله كماً أقدمت على تطبيقه بعض المنشآت .
وقد وجدت بعض المنشآت صعوبة عملية في تطبيق هذا المدخل مما أدى بها إلى التوقف عن تطبيقه . وفي هذا المرجع سوف نتعرض لهذا المدخل في علاقته بالشراء والتخزين من حيث المفهوم والانعكاس على الهيكل التنظيمي للمنشأة . وبالطبع لن يتم تناول الوظائف الأخرى التي تندرج تحت ظل هذا المدخل وهي مراقبة الإنتاج والنقل والتوزيع باعتبارها تخصصات تخرج عن نطاق وظيفتي الشراء والتخزين من زاوية ، كما أنها تدرس في موضوعات ومقررات علمية أخرى في مرحلة البكالوريوس من زاوية أخرى . ومن ناحية أخرى فبالإضافة إلى أن هذا المرجع مخصص للطلاب ، فإنه أيضاً موجة للمتخصصين في مجال الشراء والتخزين في الحياة العملية والقائمون بالأعمال ذات العلاقة بهاتين الوظيفيتين .
المدخل الادارى
ويأخذ المرجع بالمدخل الإدارى للوظيفة فى تناوله لموضوعات الشراء والتخزين . فيتعرض أولاً للإطار العام لوظيفتى الشراء والتخزين من حيث المفهوم والأهداف والأنشطة الرئيسية وكذلك علاقة كل من الشراء والتخزين بإدارة المواد من الناحيتين العلمية والعملية .
ثم يتناول المرجع النواحى التخطيطية لسياسات ولقرارات الشراء والتخزين من حيث توفير الاحتياجات بالجودة والتكلفة والوقت والكمية ومن المصادر المناسبة وتخطيط أنظمة وإجراءات الشراء وكذلك النواحى التخطيطية الخاصة ببعض القرارات ذات الصفة الخاصة والمتعلقة بشراء واستئجار المعدات الرأسمالية وصنع بعض الاحتياجات بدلاً من شرائها وشراء الخدمات للمنشأة . ثم يتناول المرجع بعد ذلك تخطيط المخازن والأنظمة والإجراءات الخاصة بالتخزين .
ينتقل المرجع بعد ذلك إلى النواحى التنظيمية لأنشطة الشراء والتخزين فيتعرض للتنظيم الإدارى لأنشطة الشراء والتخزين والمركزية واللامركزية فى الشراء والتخزين .
وأخيراً يتعرض المرجع للنواحى الرقابية حيث يتناول الرقابة على أداء أنشطة الشراء والرقابة على أداء أنشطة المخازن .
وبالرغم من أن المبادئ والأساليب التي يتعرض لها المرجع والتي تخص وظيفة الشراء ووظيفة التخزين يمكن أن تنطبق على كافة أنواع المنشآت ، إلا أن تركيزنا قد جاء على المنشأة الصناعية بصفة أساسية نظراً لضخامة مشكلة وعمليات الشراء والتخزين لها بالمقارنة بمشكلة الشراء والتخزين في المنشآت الأخرى . وحتى بالنسبة لمنشآت الخدمات فإن الأمر يقترب من المنشأة الصناعية حيث يتم توفير الاحتياجات من أجل مواجهة حاجة العمليات الخاصة بتقديم الخدمة (مثلاً الخدمة الصحية فى المستشفيات، وخدمة الإقامة فى الفنادق وهكذا) . أما بالنسبة للمنشآت التجارية مثل متاجر الجملة والتجزئة فنجد أن العلاقة وطيدة بين الشراء والتسويق بهذه المتاجر بحيث يكون للقائمين بالتسويق سلطة الشراء والتخزين عادة حيث يتم الشراء لإعادة البيع
. ومن ثم فإن التعرض لوظيفة الشراء والتخزين في المنشأة التجارية يجعلنا نتعرض إلى التسويق بها بخلاف الأمر في حالة المنشأة الصناعية والتي ترتبط بها وظيفتي الشراء والتخزين بالإنتاج بدرجة أكبر من ارتباطهما بالتسويق وحيث تعتبر وظيفتي الشراء والتخزين من الوظائف المتخصصة مثل بقية وظائف المشروع الصناعي .
وياتى تسلسل وتريب الموضوع بيالشكل التالى ، تبعاً لما ورد فى فهرس الكتاب
الباب الأول: المبادئ العلمية للرقابة على الأداء
الفصل الأول: مفهوم الرقابة على الأداء وأهميتها
– تعريف الرقابة
– الحاجة إلى عملية الرقابة
– أنواع الرقابة
– مبادئ الرقابة الإيجابية.
الفصل الثاني: العملية الرقابية
– مرحلة وضع المعايير الرقابية
– مرحلة القياس والمقارنة (التقييم)
– التصرف التصحيحي
أسئلة للمناقشة والمراجعة
الفصل الثالث: التكامل بين الرقابة والعمليات الإدارية الأخرى
– علاقة الرقابة بالوظائف الإدارية الأخرى
– صور التكامل بين الرقابة والوظائف الإدارية الأخرى من الناحية العملية
– أسئلة للمناقشة والمراجعة
الفصل الرابع: الاستجابة السلوكية للرقابة
– ربط الرقابة بأهداف ذات معنى ومقبولة
– وضع معايير يمكن للأفراد تحقيقها
– تخفيف عبء الرقابة عن الأفراد
– الرقابة ورغبة الأفراد في حرية التنفيذ
– الاستجابة السلوكية لأنواع الرقابة
– أسئلة للمناقشة والمراجعة
الباب الثاني: أدوات ووسائل الرقابة على الأداء
– الميزانية العمومية
– حساب الأرباح والخسائر
– المعدلات والنسب المالية
– التقارير الخاصة
– تحليل التكاليف
– مقاييس الإنتاجية
– الطرق الإحصائية
– الميزانيات التقديرية
– بحوث العمليات
الباب الثالث: الرقابة على الأداء الكلي للتنظيم
الفصل الأول: الرقابة على النتائج الكلية الملموسة
– الميزانيات العمومية المقارنة
– قوائم الأرباح والخسائر المقارنة
– التقارير الخاصة
– المعدلات والنسب المالية
– تحليل التكاليف الثابتة والمتغيرة
– مقاييس الكفاية الإنتاجية وفعالية الأداء
– حالات عملية
الفصل الثاني: الرقابة على النتائج الكلية غير الملموسة
– أهمية متابعة النتائج الكلية غير الملموسة
– كيفية متابعة النتائج غير الملموسة
– الفحص الإداري المنظم للتنظيم
– أسئلة للمناقشة والمراجعة
الباب الرابع: الرقابة على مجالات النشاط الرئيسية في التنظيم الصناعي
الفصل الأول: الرقابة على مجال التسويق
– أهمية الرقابة على مجال التسويق
– كيفية الرقابة على مجال التسويق
— الرقابة الاستراتيجية
— مراقبة تنفيذ الخطة السنوية
— الرقابة على الربحية
— الأساليب الإحصائية المستخدمة في الرقابة على مجال التسويق
— أسئلة للمناقشة وحالات عملية
الفصل الثاني: الرقابة على مجال الإنتاج
– الرقابة الاستراتيجية
– مراقبة تنفيذ الخطة
— مراقبـة وقت الإنتاج
— مراقبة كمية الإنتاج
— مراقـبة تكلفة الإنتاج
— مراقـبة جودة الإنتاج
– مقاييس الإنتاجية ومتابعة خطة الإنتاج
— أسئلة للمناقشة وحالات عملية
الفصل الثالث: الرقابة على مجال الأفراد
– الفحـص الإداري المنظم لبعض سياسات الأفراد
— الفحـص الإداري لخطة القوى العاملة
— الفحص الإداري لنشاط التزويد بالأفراد والاختيار
— الـفحص الإداري لنشاط التدريب
— الفـحص الإداري لنظم الأجور والمرتبات
– تقييم الأداء
— الهدف من تقييم الأداء وأنواعه
— مراجعة الأداء
— مراجعة الأداء المتوقع
— مراجـعة الأداء بغرض المكافأة
— إجراءات تقييم الأداء
– قائمة إرشادات للمديرين لتقييم الأداء على أساس النتائج
– أسئلة للمناقشة والمراجعة
الباب الخامس: أجهزة الرقابة
– أجهزة الرقابة الداخلية
— دور الأجهزة الرقابية الداخلية
— أنواع أجهزة الرقابة الداخلية
– أجهزة الرقابة الخارجية
الرقابة على الاداء – الرقابة على الاداء – الرقابة على الاداء – الرقابة على الاداء – الرقابة على الاداء